Часто замислюєтеся над тим, що 24 годин на добу недостатньо? Мрієте навчитися вставати о 5 ранку, щоб встигати більше і корите себе за довгий сон у вихідні? Здається, що покладених на вас завдань більше, ніж може виконати одна людина? Майже кожен дорослий стикається з подібною кризою. Вміння розподіляти і оперативно планувати час - це практично єдиний спосіб впорядкувати завдання. Освоїте хоча б базу - і побачите, як сильно змінюється життя. Ось кілька лайфхаків з планування, що перевірені досвідом.
Почнемо з правильної розстановки пріоритетів
Пріоритет у нас буде мати 2 атрибути: “терміново” та “важливо”.
У свою чергу "терміновість" і "важливість" будуть оцінюватися за 3-бальною шкалою.
Метрика “терміновості”:
- 3 - завдання на вчора, сьогодні або завтра, терміни підтискають;
- 2 - завдання треба зробити в строк, але є запас часу;
- 1 - завдання просто треба зробити, можливо навіть без особливої прив'язки до часу.
Метрика “важливості”:
- 3 - якщо не зробити цю задачу, то це може погано відбитися на житті або роботі;
- 2 - завдання зробити треба. Якщо будуть якісь відхилення, то це можна виправити;
- 1 - якщо не зробити цю задачу, то нічого особливого не станеться.
Як це виглядає на практиці? Давайте спробуємо скласти список справ, які нам належить зробити і оцінимо кожне з них за пріоритетом важливості і терміновості.
- Скласти план робіт на місяць.
- Здзвонитися з клієнтом та забрати дебіторську заборгованість для завтрашнього розрахунку з підрядниками.
- Обговорити з співробітниками зміни графіку роботи в наступному році.
- Погодувати кота старшої доньки.
Приступимо до розстановки пріоритетів. Пріоритет виконання = “терміновість” х “важливість”.
| Завдання | Важливість | Срочність | Пріоритет виконання |
|---|---|---|---|
| Скласти план робіт на місяць | Пріоритет 2, тому що завдання зробити треба, в ній будуть правки і відхилення, і це нормально | Пріоритет 3, тому що за цим планом треба буде працювати весь наступний місяць | 2х3=6 |
| Здзвонитися з клієнтом та забрати дебіторську заборгованість для завтрашнього розрахунку з підрядниками | Приоритет 3, вам эти деньги нужны, без них с вами подрядчик не будет сотрудничать | Приоритет 3, т.к. вам эти деньги необходимы завтра | 3х3=9 |
| Обговорити з співробітниками зміни графіку роботи в наступному році | Пріоритет 2, тому що не сказати про це співробітникам не можна | Пріоритет 1, тому що це можна зробити набагато пізніше, у вас є ще цілий рік. Можливо, за цей час щось зміниться | 2х1=2 |
| Погодувати кота старшої доньки | Пріоритет 1, якщо кота не погодуєте ви, його погодує хтось із домашніх, голодним кіт не залишиться | Пріоритет 1, коту вранці була видана порція їжі більше ніж зазвичай | 1х1=1 |
Виконувати завдання ми будемо від найбільшого пріоритету виконання до найменшого, з коригуванням до дедлайнів. Завдання з пріоритетами 1 або 2 можливо навіть не прийдеться виконувати, тому що питання вирішиться само собою в процесі.
Почнемо ми з содзвону з клієнтом для отримання дебіторської заборгованості, а ось кота нам можливо і не доведеться годувати, тому що домашні його і так підгодовують. Тепер залишається скласти повний список всіх справ, які вам треба виконати і за вже знайомою схемою розставити пріоритети.
Візуалізація свого робочого часу
Для візуалізації відмінно підійде будь-який сервіс з функціями планувальника і календаря. Один з найпопулярніших і зручних — Google Calendar.
Нам необхідно перенести весь свій список справ в календар. Перед перенесенням треба прикинути, скільки часу в робочих годинах нам необхідно для виконання кожної справи. Переносити починаємо з будь-яких повторюваних справ, незалежно від їх пріоритетності та частоти повторів.
Після, переносимо від найбільшого пріоритету виконання до найменшого.
Не менш 20% робочого часу треба залишати вільним від планування. Цей час заберуть завдання, які ви не встигли виконати у інший час. Також вас можуть відволікти або ще що-небудь. На практиці цей час все одно проходить з користю. Але, якщо цей час не залишати в прозапас, то ви не будете встигати виконувати заплановані справи.
Наприклад, робочий день становить 8 годин. 20% часу, який треба залишити вільним - 1,6 години. Тобто робочий час ви плануєте на 6,5 годин.
Якщо ви з яких-небудь причин не встигли зробити справу, то заплануйте для неъ вільний час в наступних днях-тижнях і переносьте. Або звільняйте для неї місце, а завдання, час якої ви звільнили, проведіть далі за календарем. Не допускайте прострочених завдань.
Якщо такий підхід з керуванням часом практикувати 3-4 тижні безперервно, то формується звичка.
Ви станете більш точно оцінювати затрати часу на свої справи і завдання, почнете планувати більше завдань, що свого часу дозволить звести на “ні” зриви дедлайнів. Ви позбудетеся відчуття нестачі часу та абсолютно випадково знайдете у себе кнопку "встигнути все".