Лайфхаки по Time management: управляем своим временем рационально

Часто задумываетесь над тем, что 24 часов в сутках недостаточно? Мечтаете научиться вставать в 5 утра, чтобы успевать больше и корите себя за долгий сон в выходные? Кажется, что возложенных на вас задач больше, чем может выполнить один человек? Почти каждый взрослый сталкивается с подобным кризисом. Навык распределения и оперативного планирование времени - это практически единственный способ упорядочить задачи. Освоите хотя бы базу Time management, и увидите, как сильно меняется жизнь. Вот несколько лайфхаков по планированию, проверенных опытом.

Начнем мы с правильной расстановки приоритетов

Приоритет у нас будет иметь 2 атрибута: “срочно” и “важно”.

В свою очередь “срочность” и “важность” будут оцениваться по 3-балльной шкале.

Метрика “срочности”:

• 3 - задача на вчера, сегодня или завтра, сроки поджимают;
• 2 - задачу надо сделать в срок, но есть запас времени;
• 1 - задачу просто надо сделать, возможно даже без особой привязки ко времени.

Метрика “важности”:

• 3 - если не сделать эту задачу, то это может плохо отразиться на жизни или работе;
• 2 - задачу сделать надо. Если с ней будут какие-то изменения, то это поправимо;
• 1 - если не сделать эту задачу, то ничего особого не произойдет.

Как это выглядит на практике? Давайте попробуем составить список дел, которые нам предстоит сделать и оценим каждое из них по приоритету важности и срочности.

• Составить план работ на месяц.
• Созвониться с клиентом и забрать дебиторскую задолженность для завтрашнего расчета с подрядчиками.
• Обсудить с сотрудниками изменения графика работы в следующем году.
• Покормить кота старшей дочери.

Приступим к расстановке приоритетов. Приоритет выполнения = Срочность х Важность.

Выполнять задачи мы будем от наибольшего приоритета выполнения к наименьшему, с корректировкой к дедлайнам. Задачи с приоритетами 1 или 2 возможно даже не потребуется выполнять, т.к. вопрос разрешится сам собой в процессе.

Начнем мы с созвона с клиентом для получения дебиторской задолженности, а вот кота нам возможно и не придется кормить, т.к. домашние его и так подкармливают. Теперь остается составить полный список всех дел, которые вам надо выполнить и по уже знакомой схеме расставить приоритеты.

Визуализация своего рабочего времени

Для визуализации отлично подойдет любой сервис с функциями планировщика и календаря. Один из самых популярных и удобных — Google Calendar.

Нам необходимо перенести весь свой список дел в календарь. Перед переносом надо прикинуть, сколько времени в рабочих часах нам необходимо для выполнения каждого дела.
Переносить начинаем с любых повторяющихся дел, независимо от их приоритетности и того, как часто они повторяются.

После, переносим от наибольшего приоритета выполнения к наименьшему.

Не менее 20% рабочего времени надо оставлять свободным от планирования. Это время заберут задачи, которые вы не сумели выполнить в срок. Также вас могут отвлечь или еще что-либо. На практике это время все равно проходит с пользой. Но если это время не оставлять в прозапас, то вы не будете успевать выполнять запланированные дела.

Например, рабочий день составляет 8 часов. 20% времени, которое надо оставить свободным — 1,6 часа. То есть рабочее время вы планируете на оставшиеся 6,5 часов.

Если вы по каким-либо причинам не успели сделать дело, то присматривайте под него свободное время в следующих днях-неделях и переносите. Либо освобождайте под него место, а задачу, время которой вы освободили, перемещайте дальше по календарю. Не допускайте просроченных задач.

Если такой подход с управлением временем практиковать 3-4 недели непрерывно, то сформируется привычка.

Вы станете более точно оценивать времязатраты на свои дела и задачи, начнете все больше задач планировать, что в свое время позволит уйти от срывов дедлайнов. Ну и в конечном счете вы избавитель от ощущения нехватки времени и совершенно случайно найдете у себя кнопку “успеть все”.