Лайфхак з Time management: управляємо своїм часом раціонально

Часто замислюєтеся над тим, що 24 годин на добу недостатньо? Мрієте навчитися вставати о 5 ранку, щоб встигати більше і корите себе за довгий сон у вихідні? Здається, що покладених на вас завдань більше, ніж може виконати одна людина? Майже кожен дорослий стикається з подібною кризою. Вміння розподіляти і оперативно планувати час - це практично єдиний спосіб впорядкувати завдання. Освоїте хоча б базу - і побачите, як сильно змінюється життя. Ось кілька лайфхаків з планування, що перевірені досвідом.

Почнемо з правильної розстановки пріоритетів

Пріоритет у нас буде мати 2 атрибути: “терміново” та “важливо”.

У свою чергу "терміновість" і "важливість" будуть оцінюватися за 3-бальною шкалою.

Метрика “терміновості”:

• 3 - завдання на вчора, сьогодні або завтра, терміни підтискають;
• 2 - завдання треба зробити в строк, але є запас часу;
• 1 - завдання просто треба зробити, можливо навіть без особливої ​​прив'язки до часу.

Метрика “важливості”:

• 3 - якщо не зробити цю задачу, то це може погано відбитися на житті або роботі;
• 2 - завдання зробити треба. Якщо будуть якісь відхилення, то це можна виправити;
• 1 - якщо не зробити цю задачу, то нічого особливого не станеться.

Як це виглядає на практиці? Давайте спробуємо скласти список справ, які нам належить зробити і оцінимо кожне з них за пріоритетом важливості і терміновості.

• Скласти план робіт на місяць.
• Здзвонитися з клієнтом та забрати дебіторську заборгованість для завтрашнього розрахунку з підрядниками.
• Обговорити з співробітниками зміни графіку роботи в наступному році.
• Погодувати кота старшої доньки.

Приступимо до розстановки пріоритетів. Пріоритет виконання = “терміновість” х “важливість”.

Виконувати завдання ми будемо від найбільшого пріоритету виконання до найменшого, з коригуванням до дедлайнів. Завдання з пріоритетами 1 або 2 можливо навіть не прийдеться виконувати, тому що питання вирішиться само собою в процесі.

Почнемо ми з содзвону з клієнтом для отримання дебіторської заборгованості, а ось кота нам можливо і не доведеться годувати, тому що домашні його і так підгодовують. Тепер залишається скласти повний список всіх справ, які вам треба виконати і за вже знайомою схемою розставити пріоритети.

Візуалізація свого робочого часу

Для візуалізації відмінно підійде будь-який сервіс з функціями планувальника і календаря. Один з найпопулярніших і зручних — Google Calendar.

Нам необхідно перенести весь свій список справ в календар. Перед перенесенням треба прикинути, скільки часу в робочих годинах нам необхідно для виконання кожної справи. Переносити починаємо з будь-яких повторюваних справ, незалежно від їх пріоритетності та частоти повторів.

Після, переносимо від найбільшого пріоритету виконання до найменшого.

Не менш 20% робочого часу треба залишати вільним від планування. Цей час заберуть завдання, які ви не встигли виконати у інший час. Також вас можуть відволікти або ще що-небудь. На практиці цей час все одно проходить з користю. Але, якщо цей час не залишати в прозапас, то ви не будете встигати виконувати заплановані справи.

Наприклад, робочий день становить 8 годин. 20% часу, який треба залишити вільним - 1,6 години. Тобто робочий час ви плануєте на 6,5 годин.

Якщо ви з яких-небудь причин не встигли зробити справу, то заплануйте для неъ вільний час в наступних днях-тижнях і переносьте. Або звільняйте для неї місце, а завдання, час якої ви звільнили, проведіть далі за календарем. Не допускайте прострочених завдань.

Якщо такий підхід з керуванням часом практикувати 3-4 тижні безперервно, то формується звичка.

Ви станете більш точно оцінювати затрати часу на свої справи і завдання, почнете планувати більше завдань, що свого часу дозволить звести на “ні” зриви дедлайнів. Ви позбудетеся відчуття нестачі часу та абсолютно випадково знайдете у себе кнопку "встигнути все".